Bài giảng Bài giảng Microsoft Excel

Bài giảng Microsoft Excel3/11/20041Bài giảng ExcelKhởi động ExcelC1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình.C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel3/11/20042Bài giảng ExcelCửa sổ làm việc của Excel3/11/20043Bài giảng ExcelMở một tệp trắng mới (New)C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+NC3: Vào menu File/New/Workbook3/11/20044Bài giảng ExcelMở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+OC3: Vào menu File/Open1. Chọn nơi chứa tệp2. Chọn tệp cần mở3. Bấm nút Open để mở tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp3/11/20045Bài giảng ExcelGhi tệp vào ổ đĩa (Save)C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.C3: Vào menu File/Save.Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.3/11/20046Bài giảng ExcelGhi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. Vào menu File/Save As...1. Chọn nơi ghi tệp2. Gõ tên mới cho tệp3. Bấm nút Save để ghi tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp3/11/20047Bài giảng ExcelThoát khỏi Excel (Exit)C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.C3: Vào menu File/ExitNếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:Yes: ghi tệp trước khi thoát,No: thoát không ghi tệp,Cancel: huỷ lệnh thoát.3/11/20048Bài giảng ExcelĐịa chỉ ô và miềnĐịa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.Địa chỉ ô bao gồm:Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5.	Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.3/11/20049Bài giảng ExcelĐịa chỉ ô và miền (tiếp)Miền là một nhóm ô liền kề nhau.Địa chỉ miền được khai báo theo cách:	Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải	Ví dụ:	A3:A6	B2:D5	$C$5:$D$83/11/200410Bài giảng ExcelDịch chuyển con trỏ ôDùng chuột kích vào ô.Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.Dùng các phím sau đây: Gõ địa chỉ ô muốn đến3/11/200411Bài giảng ExcelCác phím dịch chuyển con trỏ ô:+	, , , 	 dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên+	Page Up	 dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.+	Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.+	Home	 cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại+	Ctrl + 	 tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.+ 	Ctrl + 	 tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.+	Ctrl + 	 tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.+	Ctrl + 	 tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.+	Ctrl +  + 	tới ô trái trên cùng (ô A1).+	Ctrl +  + 	tới ô phải trên cùng (ô IV1).+ 	Ctrl +  + 	tới ô trái dưới cùng (ô A65536).+	Ctrl +  +  	tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).3/11/200412Bài giảng ExcelNhập dữ liệu vào ôCách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.Dữ liệu chữ nhập bình thườngDữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.Ví dụ: ’04.8766318Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.	VD: 11/25/19803/11/200413Bài giảng ExcelChọn miền, cột, hàng, bảngChọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột.Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.3/11/200414Bài giảng ExcelCông thứcCông thức:bắt đầu bởi dấu =sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)Ví dụ:	= 10 + A3	= B3*B4 + B5/5	= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)	= SIN(A2)3/11/200415Bài giảng ExcelHàm sốExcel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng Hàm số được dùng trong công thức.Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”Các hàm số có thể lồng nhau.	VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2=23,B3=25,D3=5,“Đỗ”,“Trượt”)- Hàm IF có thể viết lồng nhau.	VD: = IF(C6400,3,2))	- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:	nếu [dữ liệu trong ô C6]  300	nếu 300 400 3/11/200420Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (5)SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện	Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)3/11/200421Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (6)COUNT(đối1, đối2,): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.Ví dụ 1Ví dụ 23/11/200422Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (7)COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.Ví dụ 1Ví dụ 23/11/200423Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (8)VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3.	VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)	- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A.	- Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1):	+ Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần.	+ Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng  g/t tra cứu.3/11/200424Bài giảng ExcelVí dụ hàm VLOOKUP3/11/200425Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (9)HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUPHàm xếp thứ hạng: 	RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)	- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)	- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)	- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)	= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian)VD:	=RANK(A3,$A$3:$A$10,1)3/11/200426Bài giảng ExcelVí dụ hàm RANKKhi thứ thự xếp bằng 1RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)Khi thứ thự xếp bằng 03/11/200427Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (10)LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) 	cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) 	cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2) 	cho kết quả là chuỗi “Hà”3/11/200428Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (11)NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.TODAY(): Cho ngày hiện tại.DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.VD: =DAY(“11/25/80”) 	cho kết quả là 25MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.VD: =MONTH(“11/25/80”) 	cho kết quả là 113/11/200429Bài giảng ExcelMột số hàm số quan trọng (12)YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.VD: =YEAR(“11/25/80”) 	cho kết quả là 1980Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:3/11/200430Bài giảng ExcelCác thao tác soạn thảoSao chép (Copy):Chọn miềnẤn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)Dịch tới ô trái trên của miền định dánẤn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.3/11/200431Bài giảng ExcelCác thao tác soạn thảo (2)Dịch chuyển (Move):Chọn miềnẤn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)Dịch tới ô trái trên của miền định dánẤn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.3/11/200432Bài giảng ExcelCác thao tác soạn thảo (3)Sửa:	Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.Xoá:	Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.Undo và Redo:	Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.	Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.3/11/200433Bài giảng ExcelMột số thao tác hữu dụngThêm/xoá hàng, cột, bảng tính:Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/RowsThêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/ColumnsThêm một bảng tính (sheet): menu Insert/WorksheetXoá hàng hiện tại: menu Edit/DeleteEntire RowXoá cột hiện tại: menu Edit/DeleteEntire ColumnXoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet3/11/200434Bài giảng ExcelMột số thao tác hữu dụng (2)Các thao thác giúp nhập dữ liệu:Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4	VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $	6,000.00	chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng.3/11/200435Bài giảng ExcelMột số thao tác hữu dụng (tiếp)Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm:Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứngBôi đen 2 ô vừa nhậpThực hiện Drag như khi sao chép công thứcĐổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.3/11/200436Bài giảng ExcelĐịnh dạng1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height và 	Format/Column/Width3/11/200437Bài giảng ExcelĐịnh dạng (2)2) Định dạng ô (Menu Format/Cells)- Chọn miền, vào menu Formar/Cells+ Tab Number: định cách hiển thị số+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu+ Tab Font: định font chữ+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô3/11/200438Bài giảng ExcelKiểu hiển thị sốKhung xem trướcSố chữ số thập phânSử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìnCách hiển thị số âmChú giảiMenu Format/Cells Tab Number3/11/200439Bài giảng ExcelCăn dữ liệu chiều ngang ôXuống dòng vừa độ rộng ôĐịnh hướng văn bảnThu nhỏ chữ vừa kích thước ôNhập các ô liền kề thành 1 ôMenu Format/Cells Tab AlignmentCăn dữ liệu chiều dọc ô3/11/200440Bài giảng ExcelChọn phông chữChọn kích thước chữChọn màu chữGạch chân chữXem trướcMenu Format/Cells Tab FontChọn kiểu chữ3/11/200441Bài giảng ExcelKhông kẻ khungMàu đường kẻKhung bao ngoàiMenu Format/Cells Tab BorderChọn kiểu đường kẻKhung bên trong Chọn từng đường kẻ khung 3/11/200442Bài giảng ExcelCơ sở dữ liệu (CSDL)1) Khái niệmCSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.Bản ghi là một hàng dữ liệu.Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.3/11/200443Bài giảng Excel2) Sắp xếp - Menu Data/SortKhi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort3/11/200444Bài giảng ExcelChọn khoá thứ nhất[Chọn khoá thứ hai][Chọn khoá thứ ba]Sắp xếp tăng dầnSắp xếp giảm dầnDòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)Xếp từ trên xuống dướiXếp từ trái sang phải3/11/200445Bài giảng Excel3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)Menu Data/FilterMục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.Có thể lọc theo 2 cách:AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọcAdvanced Filter: người sử dụng tự định điều kiện lọc.3/11/200446Bài giảng Excela) Lọc dữ liệu dùng AutoFilterChọn miền CSDL gồm cả dòng tên trườngMenu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sáchKích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:All: để hiện lại mọi bản ghiTop 10: các giá trị lớn nhấtCustom: tự định điều kiện lọcCác giá trị của cột3/11/200447Bài giảng ExcelLọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:VD: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng (120,400]3/11/200448Bài giảng Excelb) Lọc dữ liệu dùng Advanced FilterB1: Định miền điều kiện:Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.VD với miền CSDL như trên:3/11/200449Bài giảng ExcelMiền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150150 hoặc trong tháng 2 2003/11/200450Bài giảng ExcelLọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)B2: Thực hiện lọcVào menu Data/Filter/Advanced FilterHiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệuHiện KQ lọc ra nơi khácChọn miền CSDLChọn miền điều kiệnChọn miền hiện KQChỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp3/11/200451Bài giảng ExcelĐồ thịChọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:Định kiểu đồ thịĐịnh dữ liệuCác lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải Chọn nơi hiện đồ thị3/11/200452Bài giảng ExcelBước 1: Định kiểu đồ thịChọn kiểu đồ thị có sẵn:+ Column: cột dọc+ Line: đường so sánh+ Pie: bánh tròn+ XY: đường tương quanChọn một dạng của kiểu đã chọn3/11/200453Bài giảng ExcelBước 2: Định dữ liệuMiền DL vẽ đồ thịChọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cộtTiêu đề hàng hiện tại đâyTiêu đề cột làm chú giải3/11/200454Bài giảng ExcelBước 3: Các lựa chọn - Tab TitlesTiêu đề đồ thị và tiêu đề các trụcNhập tiêu đề đồ thịNhập tiêu đề trục XNhập tiêu đề trục Y3/11/200455Bài giảng ExcelBước 3: Các lựa chọn - Tab LegendChú giảiHiện/ẩn chú giảiVị trí đặt chú giảiChú giải3/11/200456Bài giảng ExcelBước 3: Các lựa chọn - Tab Data LabelsNhãn dữ liệuKhông hiệnHiện nhãn và phần trămNhãn dữ liệuHiện g/tHiện phần trămHiện nhãn3/11/200457Bài giảng ExcelBước 4: Định nơi đặt đồ thịĐồ thị hiện trên 1 sheet mớiĐồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại3/11/200458Bài giảng ExcelKhi đồ thị đã được tạo, có thể:Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 3/11/200459Bài giảng ExcelThay đổi thuộc tính trục đồ thị* Thay đổi tỷ lệ trên trụcGiá trị nhỏ nhấtGiá trị lớn nhấtKhoảng cách các điểm chiaChuột phảitrên trục, chọn FormatAxis3/11/200460Bài giảng ExcelThay đổi thuộc tính trục đồ thị* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệuĐối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.3/11/200461Bài giảng ExcelThay đổi thuộc tính trục đồ thị* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệuĐể sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa.3/11/200462Bài giảng Excel