Bài giảng Môn Tin học lớp 9 - Cách trình bày văn bản

CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1. LỀ A. mặt trước - Lề trên, dưới: 20 ->25mm. -Lề trái: cách mép trái 30 ->35mm. -Lề phải: Cách mép phải:15 ->20mm. B. Mặt sau -Lề trái: cách mép trái 15 ->20mm -Lề phải: Cách mép phải:15 ->20mm CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN 2. Chữ viết Có thể sử dụng hai kiểu chữ sau đây: Phông chữ VnTime.(hiện nay không sử dụng kiểu phông chữ này) Phông chữ Times New Roman( báo cáo thư điện tử, văn bản pháp quy phải sử dụng phông chữ này) * Cỡ chữ: 14 KỶ THUẬT TÌNH BÀY VĂN BẢN * . Thể thức văn bản quản lý nhà nước. Là Toàn bộ những thành phần cấu tạo nên văn bản Theo điểm a khoản 1 điều 5 nghị định về công tác văn thư thì thể thức văn bản gồm có 10 thành phần. 1. Quốc hiệu. 2. Tên cơ quan ban hành văn bản. 3. Số ký hiệu văn bản. 4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. 5. Trích yếu loại ban hành văn bản. 6. Nội dung của văn bản. 7. Họ tên, chức vụ chứ ký của người có thẩm quyền. 8. Con dấu. 9. Nơi nhận. 10.Dấu mức độ khẩn mật(đối với văn bản có khẩn,mật). Công tác văn thư gồm: 3 việc Soạn, làm văn bản, nêu văn bản, soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản, ký văn bản. Quản lý văn bản: Quản lý văn bản đi, đến, văn bản nội bộ và quản lý hồ sơ. Quản lý và sử dụng con dấu. Công tác văn thư không đồng nghĩa người làm công tác văn thư mà mọi người đều làm công tác văn thư. 1. Quốc hiệu Có hai dòng: CỘNG HÒA ……… Độc lập ……. Dòng chữ cộng hòa…. Viết chữ in hoa( đứng đạm) Dòng chữ Độc lập….viết chữ in thường( đứng đậm) Dưới độc lập kẻ nét liền độ dài bằng chữ quôc hiệu. 2. Tên cơ quan Phải viết đúng tên cơ quan tổ chức, nếu có cơ quan chủ quản thì viết lên trên. Cơ quan phía dưới đậm hơn, những cơ quan không phải viết cơ quan chủ quản: (đoàn đại biểu quốc hội, các ủy ban của quốc hội, hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân các tổng công ty của nhà nước): phía dưới có kẻ liền = ½ hoặc 1/3 dòng chữ. Lưu ý: Cỡ chữ: - Cơ quan chủ quản và quốc hiệu ngang bằng nhau( 12 – 13) Cơ quan trực tiếp và Độc lập – Tự do…bằng nhau( 13-14) Cơ quan chủ quản viết chữ in hoa ( Đứng không đậm) Tên cơ quan ban hành văn bản viết chữ in hoa( Đứng đậm) 3. Số ký hiệu văn bản Số làm ra văn bản/năm ban hành văn bản/hình thức văn bản và tác giả làm ra văn bản đó. Theo khoản 2 nghị định 09/2011/NĐ –CP ngày 8/2/2010 sửa đổi bổ sung 1 số điều nghị định 110/2004/NĐ –CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư thì văn bản hành chính có 32 loại: Nghị quyết(cá biệt) QĐ(cá biệt) chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo,thông báo,quy định chương trình, kế hoạch, phương án, đề án; báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận giấy ủy quyền, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thư công. Công văn là 1 loại văn bản không có tên gọi được gọi(kg) kính gửi. 4 . Địa danh là nơi làm ra văn bản 	- Là nơi ban hành văn bản hành chính. 	- Ngày tháng năm là ngày tháng năm ban hành văn bản. Chú ý: ngày tháng năm không được viết tắt Ngày trước 10 và tháng trước 3 phải có số 0 phía trước. Ngày tháng năm là do văn thư đề. Địa danh ngày tháng năm đánh chữ nghiêng => Số và địa danh ngang bang nhau. 5.Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Tên loại là tên loại của văn bản; Trích yếu là khái quát nội dung toàn bộ văn bản. Lưu ý: Công Văn có kính gửi thì ô số 5 ghi dưới số ô thứ 3 - Nếu gửi đi 1 nơi thì viết ngay với chữ kính gửi - Nếu nhiều nơi thì các nơi gửi lùi xuống 1 hàng cuối mỗi hàng chấm phẩy; kết thúc thì phẩy, - Văn bản nhà nước là ông(bà) không ghi đồng chí. - Ghi rỏ chức danh, chức vụ của người nhận 6. Nội dung 	- Là toàn bộ nội dung mà văn bản cần thể hiện. 7.Họ tên, chức vụ người ký có thẩm quyền *Trường học: - Nếu thay mặt Hiệu trưởng ký thì ghi như sau: KT. HIỆU TRƯỞNG P. HIỆU TRƯỞNG   Nguyễn Văn A 	- Thừ ủy quyền: TUQ: TL chủ tịch 	 TL HT 8.Con dấu 	* Có mấy loại dấu sau: Dấu quốc huy: HĐND; UBND,Tòa án, Dấu nổi: đóng giáp lai ảnh. Dấu chữ ký Dấu chức vụ, dấu tên Lưu ý: Mực dấu là mực đỏ Ký trước đóng dấu sau tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ Đóng dấu khoảng 1/3 bên trái chữ ký. 9 . Nơi nhận Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Tác dụng của nơi nhận 3 tác dụng 	+ Giúp cho bộ phận văn thư biết số lượng văn bản để nhân bản. 	+ Giúp cho bộ phận văn thư gửi đúng địa chỉ 	+ Để kiểm tra tài chính. Người ký quyết định nơi nhận. 10. Khẩn, thượng khẩn,hỏa tốc Mức độ khẩn do người ký quyết định Văn thư phải gói gửi ngay. Dấu khẩn đóng vào ngoài phong bì Tiền cước cao hơn + Mật: Mật, tối mật, tuyệt mật	 BÀI TẬP THỰC HÀNH CÂU 1: Các đồng chí hãy soạn một thông báo cho học sinh tập trung đến trường đển ôn thi chuyển cấp. (DÀNH CHO: Lđ,CTCĐ,Thanh tra, nhân viên phục vụ, TKHĐ) CÂU 2: Đ/C hãy soạn giấy mời họp phụ huynh đầu năm học. ( Dành cho giáo viên)