Chuyên đề: Quản lý dự án Xây dựng

LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘĐỗ Thị Xuân LanTháng 3 - 2005Chuyên đề: Quản lý dự án Xây dựngProject Planning & Scheduling LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ1. Giới thiệu2. Hoạch định dự án 3. Lập tiến độ dự án:Nguyên tắc chung Các loại tiến độ: tiến độ ngang, tiến độ ma trận, tiến độ mạng3. Cơ cấu phân chia công việc (WBS)Định nghĩaLập sơ đồ mạng từ cơ cấu phân chia công việcHệ thống mã hoáTHEO DÒNG THỜI SỰ“Có dự án như tuyến đường Hà Đông – Ba La (Hà Tây) khởi động suốt từ thời bộ trưởng (bộ GTVT) Đồng Sĩ Nguyên (trải qua bốn đời bộ trưởng) đến nay vẫn chưa xong Chỗ này cũng là lãng phí, thất thoát (Phát biểu của thứ trưởng bộ GTVT Ngô Thịnh tại hội nghị GTVT hôm 05.01.2005 – Báo TT, 06.01.2005) Sáng nay tôi vừa nhận được bức thư của người dân kêu ca việc các công trình xây dựng của thành phố rất bết bát chưa khắc phục được tình trạng chậm tiến độ, yếu kém về chất lượng Nhưng tại sao không khắc phục được (Phó chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Văn Đua đặt vấn đề tại hội nghị chấn chỉnh và tăng cường chất lượng hồ sơ khảo sát, thiêt kế và dự toán các công trình xây dựng trên địa bàn thành phố hôm 08.04.2004 – Báo TT, 08.04.2004) “Theo bộ Xây dựng, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ các dự án xi măng, trong đó nguyên nhân chính là do việc bồi thường đất đai, quản lý dự án kém” (Tất cả 10 dự án xi măng đều chậm tiến độ, www.ashui.com, ngày 11.11.2004) GIỚI THIỆU Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (1)Dự án hoàn thành đúng hạnCác công việc không bị gián đoạn / chậm trễGiảm thiểu các công việc phải làm lại Hạn chế nhầm lẫn và sai lầmTăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự ánBáo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạnCó thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển GIỚI THIỆULợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (2)Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự ánBiết được cách thức phân phối chi phí của dự ánXác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi ngườiBiết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêuHợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Quá trình xem xét ban đầu của chủ nhiệm dự án Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo nghiên cứu khả thi, hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ được quy mô công việc, đảm bảo kinh phí được duyệt và tiến độ thể hiện được đầy đủ các mốc thời gian quan trọng Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian thực hiện dự án HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gianQuy mô: Thiếu những yêu cầu gì? Có hợp lý không? Cách làm tốt nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn và quy định nào?Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự toán được lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi nào dự toán được lập? Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã được lập như thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn thành dự án đã xác định chưa? Có quy định những khoản thưởng và phạt nào không?HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Cách thức thực hiệnChủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án bằng cách thu thập các thông tin từ các thành viên thực hiện dự án thông qua bản thiết kế phương án thực hiện công việc cụ thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô, chi phí và thời gian thực hiện công việcChi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng dồn từ tất cả các bản phương án thực hiện công việc cụ thể Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp nhất từ tất cả các bản phương án thực hiện công việc cụ thể HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án(1)Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu và quy mô của dự án, sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự ánCông việc: Danh mục chi tiết liệt kê các công việc Phân nhóm các công việcCác công việc cụ thể (Work packages)Tiến độ	Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc	Thời gian dự kiến thực hiện công việc	Ngày khởi công và hoàn thành các công việcHOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án(2)Chi phí	Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng công việc	Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc	Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh toán hàng thángĐo lường tiến trình thực hiệnLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Những nguyên tắc của việc lập kế hoạch và tiến độBắt đầu lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việcHãy để những thành viên dự án tham gia vào quá trình lập kế hoạch và tiến độChú trọng các mặt của dự án: quy mô, chi phí, thời gian và chất lượngDự trù thời gian cho những thay đổi, xét duyệt và phê chuẩn Phải hiểu rằng tiến đôï là kế hoạch thực hiện công việc và tiến độ sẽ không bao giờ đúng chính xácKế hoạch cần đơn giản, loại bỏ những chi tiết không phù hợp Phổ biến kế hoạch tới các bên tham gia dự án, nếu không thì kế hoạch sẽ trở nên vô dụng LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Trách nhiệm của các bênChủ đầu tư: xác định ngày hoàn thành dự án, xác định mức độ ưu tiên của các công việc Đơn vị thiết kế: lập tiến đôï thiết kế phù hợp với tiến độ của bên chủ đầu tư có xét đến mức độ ưu tiên của công việcNhà thầu thi công: lập tiến độ cho tất cả công tác thi công theo yêu cầu của hợp đồng bao gồm cả công tác cung ứng và vận chuyển vật tư (có xét đến mối quan hệ qua lại giữa các thầu phụ và phối hợp sử dụng nhân công, máy thi công)LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁNNhững việc cần làmGiai đoạn hình thành dự án Có sự ủng hộ của đội ngũ thực hiện dự ánXác định thời hạn cập nhật, phản hồi, mức độâ chi tiếtXác định mức độ áp dụng máy tính Xác định quy mô công việc LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Những việc cần làmGiai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án Thiết lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS)Liên kết cơ cấu phân công tổ chức OBS với cơ cấu phân chia công việc WBSXây dựng hệ thống mã hoáXác định các công viêc cụ thểLập tiến độ Phân bổ tài nguyên, xác định thời gian chờ đợi cần thiết cho việc cung ứng vật tư và thiết bị LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Những việc cần làmGiai đoạn hoàn chỉnh thiết kế So sánh tiến độ dự án tổng thể với tiến độ của các bênThiết lập hệ thống theo dõi dựa trên tiến độ được duyệtRà soát lại thời gian và chi phí dự trùQuan tâm đến yêu cầu cung ứng LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Những việc cần làmGiai đoạn thi côngSo sánh tiến độ dự án tổng thể với tiến độ của các bênThiết lập hệ thống theo dõi dựa trên tiến độ được duyệtTheo dõi tài nguyên phân phối để xác định mức độ đáp ứng tài nguyên có phù hợp với quy mô công việc và chi phí ước tínhThiết lập thủ tục xử lý các thay đổiThiết lập tiêu chí đánh giá công việcXem lại kích cỡ tổ đội và yêu cầu nhân lựcThiết lập hệ thống nhận biết tình hình vượt chi phí và chậm tiến độ Thiết lập luồng trao đổi thông tin giữa bộ phận lập dự toán, tiến độ, cung ứng và giám sát LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Cơ sở để lập kế hoạch và tiến độ Khả năng đáp ứng thiết bị thi côngĐiều kiện công trường và kho bãiThời gian thi công và thời tiếtCác cản trở ảnh hưởng đến công việc có thể xảy raTình hình vật tư hiện có và xu hướng thị trườngNhân lực sẵn có và năng suất lao động trong thi côngYêu cầu và các dạng công trình tạmQuy định và điều luật áp dụng LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Các loại tiến độ Phụ thuộc vào kích thước của dự án Mức độ phức tạp của dự án Thời gian hoàn thành dự ánTiến độ ngangTiến độ ma trận Tiến độ mạngLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Các loại tiến độ – Tiến độ ngangLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Các loại tiến độ – Tiến độ ngangdễ đọc, dễ hiểu nhưng khó cập nhậtkhông thể hiện mối quan hệ giữa các công táclà phương pháp hiệu quả lập tiến độ tổng thểLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Các loại tiến độ – Tiến độ ma trậnLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Các loại tiến độ – Tiến độ ma trậnSử dụng đối với nhà nhiều tầngDễ hiểu, dễ sử dụngThuận tiện để báo cáo, cập nhậtThể hiện được trình tự thực hiện công việcLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Các loại tiến độ – Tiến độ mạngđòi hỏi nhiều kỹ thuật để lập và sử dụngcung cấp nhiều thông tn chi tiết hơncó 3 loại: Sơ đồ mạng công việc trên mũi tên (Activity on arrow - AOA)Sơ đồ mạng công việc trên nút (Activity on node - AON)Sơ đồ mạng theo quan hệ (Precedence Diagramming Method PDM)LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN - Tiến độ mạngCông việc: Một nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành dự án (như thiết kế nền móng, xét duyệt bản vẽ, ký hợp đồng cung ứng thép, đổ bê tông cột). Một công việc cần thời gian, kinh phí hay cả thời gian và kinh phíSơ đồ mạng: Một mô hình dạng đồ thị thể hiện mối quan hệ của các công việc trong một dự án. Thời gian (D): Thời gian dự kiến cần thiết để thực hiện công việc. Thời gian này có kể đến tất cả các tài nguyên ấn định cho công việc đóKhởi sớm (ES): Thời điểm sớm nhất công việc có thể khởi côngKết sớm (EF): Thời điểm sớm nhất công việc có thể kết thúc và bằng khởi sớm cộng với thời gian dự kiến EF = ES + DLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN - Tiến độ mạngKết muộn (LF): Thời điểm muộn nhất công việc có thể kết thúc mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án dự kiếnKhởi muộn (LS): Thời điểm muộn nhất công việc có thể khởi công mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án dự kiến LS = LF – DDự trữ toàn phần (TF): Tổng số thời gian công việc có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án TF = LF - EF = LS – ESDự trữ riêng phần (FF): Tổng số thời gian công việc có thể kéo dài mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm khởi sớm của các công việc đứng sau FFi = ESj - EFi trong đó chỉ số i thể hiện công việc đứng trước, j thể hiẹn công việc đứng sauLẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN - Tiến độ mạngĐường găng: Một chuỗi sắp xếp các công việc nối nhau trong sơ đồ mạng có thời gian dự trữ toàn phần và riêng phần bằng không. Đường găng ấn định thời hạn hoàn thành sớm nhất của dự ánCông việc ảo: Một công việc (được thể hiện bằng mũi tên đứt nét trong sơ đồ mạng mũi tên) chỉ ra rằng công việc đứng sau công việc ảo không thể khởi công chỉ đến khi các công việc đứng trước công việc ảo đã kết thúc. Công việc ảo không sử dụng thời gianTiến độ mạng - AOAXét dự án thi công một nhà công nghiệp một tầng kết cấu cột bê tông cốt thép, tường gạch, dàn thép của công ty ABC. Sau khi ký hợp đồng thi công, dự án bắt đầu bằng công việc chuẩn bị thi công (công việc A) và gia công vì kèo tại xưởng (công việc B). Quá trình thi công móng (công việc C) có thể bắt đầu khi công việc chuẩn bị thi công hoàn tất. Phần việc vận chuyển đến công trường và khuếch đại dàn (công việc D) có thể thực hiện ngay khi dàn vì kèo đã gia công xong. Khi móng đã thi công xong, có thể thực hiện đúc bê tông cột (công việc E) và thi công hệ thống thoát nước (công việc F). Vì kèo mái có thể lắp đặt (công việc G) sau khi đã thi công cột và khuếch đại xong dàn vì kèo. Cuối cùng, khi hệ thống thoát nước và công việc lắp đặt mái hoàn tất, thì có thể tiến hành công việc hoàn thiện (công việc H). Tiến độ mạng - AOATiến độ mạng - AOATiến độ mạng - AOATiến độ mạng - AOATiến độ mạng - AONTiến độ mạng - AONTiến độ mạng - PDMTiến độ mạng - PDMTiến độ mạng - PDMCho sơ đồ mạng như trong hình. Sau khi lập mạng xong người ta mới nhận thấy là công tác 7 chỉ có thể khởi công sau khi công tác 8 đã khởi công 3 ngày, công tác 10 chỉ có thể khởi công sau khi công tác 7 đã kết thúc 2 ngày, công tác 11 chỉ có thể kết thúc sau khi công tác 8 đã kết thúc 4 ngày. Hãy sửa lại mạng cho phù hợp với các yêu cầu trên và tìm các thông số của mạng.Tiến độ mạng - PDMCác mối quan hệKết thúc – Bắt đầu (FS)Kết thúc – Kết thúc (FF)Bắt đầu – Bắt đầu (SS)Các bước lập kế hoạch và tiến độ mạng1. Tìm hiểu kỹ về dự án và hình thành cơ cấu phân chia công việc (WBS) để xác định các công việc chính đưa vào mạngXét những công việc cần có thời gianXét những công việc cần chi phXét những công việc cần phải sắp xếp, bố tríXét những công việc cần theo dõi2. Thành lập một sơ đồ mạng thể hiện từng công việc cần phải thực hiện để hoàn thành dự ánXét những công việc đứng trước Xét những công việc đứng sau Mối quan hệ giữa các công việc được xác định theo trình tự kỹ thuật và tổ chứcCác bước lập kế hoạch và tiến độ mạng3. Kiểm tra lại hồ sơ dự án, các bản vẽ và yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo là mọi phần việc của dự án đã được xem xét4. Xác định thời gian, chi phí và tài nguyên cần thiết để thực hiện từng công việcXem lại từng công việc trong cơ cấu phân chia công việcThu thập số liệu từ những thành viên tham gia thực hiện dự án5. Tính toán mạng để xác định thời gian khởi, kết và thời gian dự trữThực hiện tính toán xuôi chiều để xác định khởi và kết sớmThực hiện tính toán ngược chiều để xác định khởi và kết muộnTính toán xác định thời gian dự trữ và các công việc găngCác bước lập kế hoạch và tiến độ mạng6. Phân tích chi phí và tài nguyên thực hiện dự ánTính toán chi phí hàng ngày cho từng công việc và cho toàn bộ dự ánTính toán nhu cầu lao động và tài nguyên sử dụng hàng ngày 7.Trình bày kết quả của tiến độTrình bày tiến độ thi công theo thời gian cho từng công việcTrình bày nhu cầu sử dụng chi phíTrình bày kế hoạch sử dụng tài nguyênLẬP TIẾN ĐỘ Ấn định thời gian thực hiện công việcÝ nghĩa: rất quan trọng vì đường găng, thời điểm khởi công và kết thúc của công việc và dự án, phân phối kinh phí và nhu cầu sử dụng tài nguyên, tất cả đều phụ thuộc vào khoảng thời gian thực hiện từng công việc.Phụ thuộc: quy mô và chất lượng của dự án, số lượng nhân công và thiết bị, trình độ tay nghề, công suất thiết bị, môi trường làm việc, hiệu quả giám sát.Cách xác định:Phân tích các số liệu lưu trữ của các dự án đã hoàn thànhTham khảo số tay đơn giá và định mức năng suất có sẵnKinh nghiệm và khả năng phán đoán của người thi côngLẬP TIẾN ĐỘ Biểu đồ sử dụng tài nguyênKhoan giếngHệ thống điệnĐào đấtVận chuyển vật tưXây dựng trạm bơmLắp đặt ống cấp nướcThi công nền móngGia công bể chứaLắp đặt máy bơmLắp đặt tháp và bể chứa0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15Khi các công việc đều khởi sớmKhoan giếngHệ thống điệnĐào đấtVận chuyển vật tưXây dựng trạm bơmLắp đặt ống cấp nướcThi công nền móngGia công bể chứaLắp đặt máy bơmLắp đặt tháp và bể chứa0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15Khi các công việc đều khởi muộnKhoan giếngHệ thống điệnĐào đấtVận chuyển vật tưXây dựng trạm bơmLắp đặt ống cấp nướcThi công nền móngGia công bể chứaLắp đặt máy bơmLắp đặt tháp và bể chứa0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15Sơ đồ mạng chuyển thành tiến độ ngangCƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)Cơ cấu phân chia công việc là một công cụ dạng đồ thị nhánh cây hay biểu đề mục nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện các công tác cần thực hiệnQuan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án thì phải quản lý được từng phần cuta dự án WBS – mục đích sử dụngXác định các công việc cần thực hiện, định rõ những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên dự án, thiết lập cơ sở để lập tiến độLà phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót hay trùng lắpMỗi công việc trên sơ đồ mạng được hình thành từ một công việc cụ thể trên WBS WBS – dạng nhánh cây từ trên xuốngWBS – dạng nhánh cây từ trái qua phảiWBS – dạng biểu đề mục1.0.0 Nhà A	1.1.0 Kết cấu	1.1.1 Khung	1.1.2 Móng`	1.2.0 Hệ thống điện	1.2.1 Đường dây	1.2.2 Thiết bị	1.3.0 Hệ thống nước	1.3.1 Hệ thống cấp nước	1.3.2 Hệ thống thoát nướcHệ thống mã hoáKhi tính tiến độ mạng bằng máy tính, có thể chọn lựa, phân loại một số công việc bằng hệ thống mã hóaHệ thống mã hóa: xác định từng phần của dự án, cho phép chọn lựa sắp xếp các thông tin để lập báo cáo theo dõi và kiểm soát dự án