Hoạch định và tổ chức công việc hành chính văn phòng

CHƯƠNG 2HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.1 Khái niệm Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra. Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác. 	Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định. Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại. Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch định công việc hành chính : là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp hoạt động của bộ máy quản lý của DN HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 	Những đặc điểm hoạch định hành chính : Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi) Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời gian, công việc ..) Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa. 	Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì? ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ? HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 	Hoạch định hành chính có những tác dụng Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng Tiết kiệm chi phí và thời gian HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG nhu cầu từ các bộ phận Mục tiêu nghiệp vụ HC Xây dựng mục tiêu – nhiệm vụ Cân đối khả năng đáp ứng Xây dựng kế hoạch chính thức Phổ biến thực hiện kế hoạch Năng lực đáp ứng Áp lực môi trường Phản hồi Phản hồi I.2 Qui trình Hoạch định hành chính Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các đơn vị chức năng trong doanh nghiệp và xác định những mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải làm. Nhu cầu từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải có những biện pháp giảm bớt sự thụ động HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu (giới hạn thời gian ...) Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu (ai có quyển gì ? ...) Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu sử dụng Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và phản hồi thông tin Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần giải quyết cho kế hoạch tới. tiêu chuẩn đánh giá Tầm quan trọng của mục tiêu Thẩm quyền nhu cầu Thời điểm chuyển giao nhu cầu HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án giải quyết. Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách giải quyết. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức Văn bản hoá những kế hoạch và giải pháp Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu của doanh nghiệp Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác, rõ ràng HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 5 : chuyển giao & thực thi kế hoạch Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối tượng có trách nhiệm của các đơn vị, thông tin cho các đối tượng liên quan Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vị có liên quan luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều chỉnh kế hoạch kịp thời HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch định HC Hoạch định công việc hành chính thường ở tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi) nên tương đối đơn giản hơn các lĩnh vực khác trong kinh doanh. Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng lịch công tác tuần hay sơ đồ Gantt cải tiến. Đối với kế hoạch tháng hay quí thường sử dụng bảng kế hoạch mô tả HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn : là phương thức mà toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính) Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao Ưu điểm Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và qui trình hành chính Xử lý & cung cấp thông tin nhanh Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí Khuyết điểm Quá tải công việc Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo chức năng hoạt động : công việc hành chính sẽ phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính của họ. Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu” II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Ưu điểm Tạo tính linh hoạt và thích ứng Giảm bớt áp lực công việc Khuyết điểm Khó kiểm soát công việc hành chính, dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung, và phân quyền cho các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn. Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách nhiệm giữa tập trung và phân tán II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành chính Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách nhiệm Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động Nguyên tắc thông tin phản hồi II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.1 Thiết kế văn phòng 	Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng và văn phòng mở. Mỗi loại văn phòng có công dụng sử dụng khác nhau a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình thức văn phòng mà các bộ phận làm việc được bố trí trong những phòng riêng biệt và khép kín. III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng mà các bộ phận làm việc được đặt trong không gian chung và xếp theo qui trình công việc. vd như ngân hàng Văn phòng mở có 2 loại : có vách ngăn (cố định hay lưu động) và không có vách ngăn Là xu hướng sử dụng hiện nay III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.2 Điều kiện vật lý Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm sinh lý và sức khoẻ của con người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong văn phòng. Điều kiện vật lý là : ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn, màu sắc ... III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.3 Tối ưu hoá thao tác Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi làm việc. Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân viên Tạo không gian làm việc hiệu quả Thiết kế luồng công việc hợp lý