Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Powerpoint 2003

*Company LogoMICROSOFT POWERPOINT 2003*HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGMICROSOFT POWERPOINT 2003*Company Logo NỘI DUNG TRÌNH BÀY In ấn5 Giới thiệu Microsoft PowerPoint 20031 Xây dựng bài trình diễn2 Định dạng bài trình diễn3 Hiệu ứng trình diễn4**Company LogoPHẦN I: GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT 2003Giới thiệu chung về Microsoft PowerPoint 2003Khởi động chương trìnhGiao diện Microsoft PowerPoint 2003**Company LogoPHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 Giới thiệu chung: PowerPoint 2003 là một chương trình ứng dụng để tạo các bài trình diễn (Presentation) bằng một hoặc nhiều phiên (Slide), chứa nội dung là chữ, biểu đồ, hình ảnhChương trình này thuộc bộ Office 2003 của hãng Microsoft.PowerPoint 2003 có thể:- Tạo nhanh các bài trình diễn.- Trợ giúp xây dựng các bài trình diễn theo ý tưởng từng bước.- Dễ dàng thay đổi kiểu thể hiện để đạt hiệu quả cao nhất.- Có số lượng mẫu tham khảo phong phú.- Giúp thiết kế các bài trình diễn chuyên nghiệp**Company Logo2. Khởi động Microsoft PowerPoint 2003: Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office PowerPoint 2003 hoặc biểu tượng trên màn hìnhPHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003**Company Logo3. Giao diện Microsoft PowerPoint 2003:PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003*Hệ thống thanh công cụVùng soạn thảoDanh sách các Slide đã được tạoThanh tác vụ giúp việc soạn thảo nhanh chóngHộp ghi chúTính năngTrình diễnHiển thị Task Pane: Menu  View  Task Pane (Ctrl + F1)*Company LogoPHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003Hoặc menu View*Normal View (xem thông thường): Tất cả các Slide sẽ được hiển thị.Slide Shorter View (sắp xếp Slide): hiển thị các Slide trong bản trình diễn nhỏ, có thể thêm, xóa các Slide và xem trước các hình ảnh áp dụng cho từng Slide.Slide Show View (trình diễn Slide): Xem các Slide toàn màn hình và các hiệu ứng trình diễn.Notes View (xem có phần ghi chú): xem phần ghi chú, hiển thị như khi in ra.*Company LogoTạo lập một bài trình diễn2. Các thao tác trên Slide3. Tạo kết nối với tập tin *PHẦN II: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN*Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄNI. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION):Presentation: là tập tin tập hợp các Slide trong đó có các màn hình trình diễn tạo được như các tờ rơi, tờ quảng cáo, màn hình trình chiếu các báo cáo, tham luậnPowerPoint cho phép tạo ra một tài liệu mới theo 2 cách: Không dùng Mẫu (Sử dụng Blank Slides):**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄNI. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt)2. Dùng Mẫu (Design Template):Để tạo một bài trình diễn chuyên nghiệp, PowerPoint cung cấp những bản thiết kế mẫu (Design template) để áp dụng vào các bản trình diễn, bản thiết kế thành một đối tượng hoàn chỉnh.Chọn From design template trong ô New Presentation **Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN3. Lưu bài trình diễn:Lưu với các định dạng khác:Trong Hộp thoại Save As, chọn Save as type là: Web Page (*.htm) : lưu tập tin thành trang web. Design Template (*.pot) : lưu tập tin thành trang mẫu, có thể áp dụng cho các tập tin soạn thảo sau này. PowerPoint Show (*.pps) : tạo tập tin trình diễn, xem trên bất kỳ máy tính nào (không cần cài đặt PowerPoint).I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt)*Từ menu File  Save (hoặc phím F12) để lưu tập tin.(Tập tin PowerPoint có phần mở rộng là *.ppt)*Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄNII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:1. Chèn Header and Footer (Đầu trang và Chân trang):Từ menu chọn View  Header and Footer- Chọn Date and time  chọn Update automatically (thêm ngày hiện tại); nếu chọn Fixed: nhập ngày tháng năm tùy ý. VD: 12/12/2005- Chọn Slide number: thêm số trang.Tab SlideApply to All: áp dụng cho các slide | Apply: áp dụng cho slide hiện hành(tương tự đối với Notes and Handouts)**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN2. Chèn Notes (chú thích) vào Slide:Từ menu View chọn Notes Pane: thêm chú thích vào Slide đểtrình bày được rõ hơn.Hoặc thêm trực tiếp vàoII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN3. Sắp xếp các Slide:Tab Slides (phía bên trái của màn hình soạn thảo): có thể thay đổi vị trí của từng Slide bằng cách chọn Slide cần thay đổi, giữ chuột và kéo xuống vị trí cần phải đổi chỗ.II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN4. Chèn slide mới:- Từ menu Insert, kích vào New Slide. - Hoặc kích vào biểu tượng New Slide trên thanh công cụ Formatting. Thêm một bản sao Slide Từ menu Insert, kích vào Duplicate Slide II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN5. Sao chép và dán Slide:Có thể sao chép và dán các slide trong phần Normal View với Tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter. Tab SlidesTab OutlineSlide Sorter ViewChọn Slide cần sao chép (Ctrl + C)  di chuyển và dán vào nơi thích hợp (Ctrl + V)II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN6. Xóa Slide:Trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc Slide Sorter View.Tab SlidesTab OutlineSlide Sorter View- Chọn Slide cần xóa, nhấn Delete hoặc Ctrl + X- Vào menu Edit  Delete slideII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN7. Chèn các ký tự đặc biệt:Từ menu Insert  Symbol(Chú ý: vào 1 textbox rồi chọn Insert Symbol, nếu không nút lệnh Symbol sẽ bị ẩn.)II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN8. Đánh số tự động (Bullets and Numbering):II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:Từ menu Format  Bullets and Numbering hoặc chọn vào biểutượng trên màn hình.Click chọn Customize để tạo bullets theo ý muốn.**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN10. Chèn File khác vào File hiện hành:- Chọn vị trí cần chèn File.- Từ menu Insert  chọn Slides from Files, xuất hiện khung thoại Slide Finder chứa các lệnh hỗ trợ cho việc truy tìm các tập tin cần chèn vào trang hiện hành. Bằng cách nhấn vào nút Browse và chọn File tương ứng.II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN11. Chèn hình ảnh vào Slide hiện hành:Từ menu Insert  Picture  Clip Art hoặc From File.Clip ArtInsert Picture From FileChọn Organize clips để thêm hìnhII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN13. Chèn âm thanh:- Từ menu Insert  chọn Movies and Sounds.- Chọn Sound from File. - Chọn đường dẫn tới File âm thanh đó.II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN14. Chèn Video clip:- Từ menu Insert  chọn Movies and Sounds - Chọn Movie from File. II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN15. Chèn hình vẽ vào Slide:Vào menu View  Toolbars Drawing (nếu chưa hiển thị)Chọn biểu tượng Autoshape để vẽ đối tượngPhím Shift + hình chữ nhật = hình vuông | Shift + hình bầu dục = hình trònII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): tô màu đối tượngII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:Vẽ một hình  Kích chuột phải  chọn Format AutoShape.Fill: tô màu đối tượngLine: tô đường viền**PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): nhóm các đối tượngII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:Vẽ các đối tượng  Click chuột phải  Grouping  Group.Group: nhóm các đối tượngUngroup: rã nhóm đối tượngRegroup: nhóm lại các đối tượng sau khirã nhóm để chỉnh sửaHoặc chọn Draw trên thanh công cụ DrawingĐể chọn nhiều hình ta bấm giữ Ctrl – và hình cần chọn*PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): sắp xếp các đối tượngII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:Trong đó:Bring to Front:: sắp xếp ra trước.Send to Back: sắp xếp ra sau.Bring Fordward: sắp xếp ra trước 1 đối tượng.Send Backward: sắp xếp ra sau 1 đối tượng.Chọn đối tượng cần sắp xếp  click chuột phải  Order. *Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN16. Tạo chữ nghệ thuật:- Chọn Insert  Picture  WordArt, chọn kiểu trình bày trong danh mục và nhấn phím OK.- Xoá dòng chữ Your Text Here, thay thế nội dung muốn trình bày và có thể thay đổi font chữ, cỡ chữII. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN17. Tạo bảng biểu:II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:Từ menu Insert  Table Table*Số cộtSố hàngTrộn ô: bôi đen các ô cần trộn  Click chuột phải  Merge Cells.Insert rows: chèn hàng.Delete rows: xóa hàng.Borders and Fill: tạo đường viềnvà tô màu cho bảng. Thao tác với Table*Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN18. Tạo biểu đồ:II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:Từ menu Insert  Chart- Muốn thay thế số liệu mẫu, kích vào ô trong bảng số liệu và nhập số liệu mới.- Muốn trở về Slide hiện hành, kích vào vùng trống bên ngoài khung biểu đồ.**Company LogoPHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄNIII. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN: 1. Kết nối với tập tin hoặc trang Web:*Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối. Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết) hoặctrên thanh công cụ.Trong phần Link To (liên kết đến) chọn Existing File or Web Page  Current Folder để chỉ đến file liên kết.*PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄNIII. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN: Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối. Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết) hoặc trên thanh công cụ.Trong phần Link To (liên kết đến) chọn Place in this Document (Tạo đối tượng kết nối với Slide trong bài trình diễn hiện hành.)Chọn Slide cần liên kết Nhấn OK.2. Kết nối các Slides trong bài trình diễn hiện hành:*Company LogoTìm hiểu menu FormatThiết kế theo mẫuThay đổi màu nền Slide*PHẦN III: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN*Company LogoPHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN1. Định dạng về font chữ:- Từ menu Format  FontI. MENU FORMAT: Chứa các lệnh hỗ trợ cho việc định dạng và gán các thuộc tính trình bày cần thiết vào các đối tượng đã chọn trong văn bản hiện hành. Chọn font chữ, cỡ chữ (Font Size), các hiệu ứng, màu sắcChú ý: Khi chọn font chữ mặc định thì tất cả các đối tượng (textbox, hình ảnh) thêm vào Slide sẽ sử dụng font chữ này.**Company LogoPHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN3. Canh lề văn bản: (Alignment)I. MENU FORMAT: Chọn nội dung cần canh lề Menu Format  Alignment Align Left: canh trái Center: canh giữa Align Right: canh phải Justify: canh đều hai bên**Company LogoPHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN1. Slide Design:II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: Là những mẫu (templates) thiết kế sẵn. Chọn một mẫu phía bên phải màn hình, mẫu này sẽ xuất hiện trong màn hình soạn thảo. Nhập nội dung vào phần soạn thảo.- Từ menu Format  chọn Slide Design.**Company LogoPHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN2. Slide Design – Color SchemesII. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: - Color Schemes có thể thêm hoặc đổi màu của bản trình diễn bao gồm màu nền slide, màu tiêu đề và thân văn bản, màu nền ô và màu liên kết. Khi chọn một mẫu thiết kế có sẵn trong Design Template thì luôn có màu phối hợp sẵn được áp dụng cho trình chiếu đó. Mỗi mẫu thiết kế đều có thể phối hợp lại màu nếu thấy cần thiết. - Từ menu Format  Slide Design, chọn Color Schemes.**Company LogoPHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN3. Slide Layout:II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: - Slide Layout là cách bố trí các đối tượng, chứa các bản thiết kế mẫu gồm tiêu đề, nội dung bảng thiết kế như bảng tính, hình ảnh, bảng biểu, - Chọn các mẫu thiết kế sẵn ở khung cửa sổ Slide Layout nằm bên phải cửa sổ soạn thảo.- Từ menu Format  chọn Slide Layout **Company LogoPHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄNIII. THAY ĐỔI MÀU NỀN SLIDE:- Có thể thay đổi màu nền hoặc phần thiết kế nền trên tất cả các bản thiết kế, trang ghi chú. Ngoài việc thay đổi nền có thể thêm hoa văn, độ bóng, hình ảnh- Từ menu Format chọn Background- Chọn màu thích hợp- Chọn ApplyChọn màuChọn hiệu ứng**Company LogoMột số hiệu ứng khi trình diễnTrình diễn Slide*PHẦN IV: hiÖu øng tr×nh diÔn*Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNI. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:1. Sử dụng Slide Transition:- Tạo hiệu ứng khi chuyển sang Slide khác.- Chuyển sang chế độ Slide Sorter View: vào menu View  Slide Sorter hoặc biểu tượng**Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNI. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:1. Sử dụng Slide Transition (tt): Chọn một hay nhiều Slide cùng lúc.Từ menu Slide Show  chọn Slide Transition.Trong danh sách Apply to Selected Slides (bên phải cửa sổ soạn thảo), chọn hiệu ứng thích hợp.*Muốn chọn nhiều Slide cùng một lúcthì click chọn một Slide, giữ phím Ctrl +click chọn các Slide khác.Không chọn hiệu ứng.Chọn tốc độ khi trình diễn.Thêm âm thanh..Nhấp chuột để chuyển sang hiệu ứng khác.. Quy định thời gian chuyển hiệu ứng tự động... *Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNI. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide: Chọn 1 hay nhiều đối tượng cùng lúc Từ menu Slide Show  Custom Animation**Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNI. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt): Hiệu ứng lúc xuất hiện (Entrance) Hiệu ứng biến mất (Exit) Hiệu ứng nhấn mạnh lúc đã xuất hiện Hiệu ứng di chuyển theo quỹ đạo**Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNI. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt):* Khi chọn hiệu ứng cho 1 đối tượng thì sẽ xuất hiện hiệu ứng trong ô danh sách. Muốn thay đổi hiệu ứng thì: Click chọn 1 hay nhiều hiệu ứng Nút Change: thay đổi hiệu ứng khác Ô Start: thay đổi kiểu ra lệnh Ô Speed: thay đổi tốc độ Nút Remove (hoặc phím DEL): xóa hiệu ứng Nút Re-Order: thay đổi trình tự hiệu ứng Nút Play: xem trình diễn (trong màn hình soạn thảo)*Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNI. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt):*a. EFFECT OPTIONS: (tùy chọn hiệu ứng)Muốn thiết kế hay thay đổi các chi tiết khác của hiệu ứng đang áp dụng thì: click chuột vào đối tượng cần thay đổiSound: thêm âm thanh cho hiệu ứngAfter Animation: hiệu ứng phụ xảy ralúc thực hiện xong hiệu ứng chính.Kích hoạt hiệu ứngThời gian chờ trước khi thực hiện hiệu ứngCho biết thời gian trình diễn xong hiệu ứngSố lần lặp lại của hiệu ứng*Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNII. TRÌNH DIỄN SLIDE:1. Trình diễn Slide:Từ menu Slide Show  chọn View Show (hoặc F5) để xem trình diễn.Nhấn Esc để thoát phần trình diễn, trở về màn hình soạn thảo.**Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNII. TRÌNH DIỄN SLIDE:2. Trình diễn Slide liên tục:123Từ menu Slide Show  Slide Transition, chọn Automatically after, nhập thời gian trình diễn tự động  Chọn Apply to All Slides.Từ menu Slide Show  Set Up Show  chọn Loop continuously until ‘Esc’.**Company LogoPHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄNII. TRÌNH DIỄN SLIDE:3. Sử dụng Pen Color: để nhấn mạnh trong khi trình diễn.Lưu ý: Sử dụng Pen Color khi: Đang ở chế độ trình diễn Click chuột phải  Pointer Options  chọn loại viết thích hợp.**Company LogoThiết lập và xem trước khi inIn các Slide*PHẦN V: IN ẤN*Company LogoPHẦN 5: IN ẤNI. Thiết lập và xem trước khi in Từ menu chọn File  Page Setup*Từ menu File  Print Preview*Company LogoIII. PRINT (in các Slides): Từ menu File  Print (hoặc Ctrl + P)Trong Print range (phạm vi in): All (in tất cả), Current slide (in slide hiện tại), Slides (in các slide theo ý muốn. VD: 1, 3-5: in slide 1, slide từ 3 đến 5).PHẦN 5: IN ẤN**Company LogoIII. PRINT (in các Slide): (tt)Trong mục Print What có thể chọn: + Outline: In tất cả các ký tự trong khung hoặc chỉ in các chủ đề theo chiều ngang hoặc dọc. + Notes pages: In các ghi chú và nội dung của slide. + Handouts: chọn nhiều thành phần trước khi in, có thể chọn in từ 1-9 slide trên cùng 1 trang giấy.Frame slides: in Slide có khung PHẦN 5: IN ẤN**