Một số vấn đề cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001: 2000

 Một số vấn đề cơ bản vềhệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000Người trình bày: ThS. Nguyễn Thị Thu Thanh Phó Chánh Văn phòng Sở1. Một số vấn đề chung2. Việc ỏp dụng HTQLCL theo tiờu chuẩn Việt Nam ISO 9001: 2000 tại cơ quan Sở Giỏo dục và Đào tạo. 3. Một số vấn đề cần làm sau khi đỏnh giỏ giai đoạn 1. Một số vấn đề chungKHÁI NIỆMISO là tờn viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiờu chuẩn hoỏ (International organization for Standardization)Thành lập:1946, chớnh thức hoạt động: 23/2/1947, Trụ sở: Geneva (Thuỵ sĩ), là một tổ chức Quốc tế chuyờn ngành cú cỏc thành viờn là cỏc cơ quan tiờu chuẩn Quốc gia của 111 nước. Mục đớch: xõy dựng cỏc tiờu chuẩn về sản xuất, thương mại và thụng tin. QUÁ TRèNH HèNH THÀNH	Bộ tiờu chuẩn ISO 9000 quy tụ kinh nghiệm của Quốc tế trong lĩnh vực quản lý và đảm bảo chất lượng trờn cơ sở phõn tớch cỏc quan hệ giữa người mua và người cung cấp (nhà sản xuất). Ban hành lần đầu năm 1987 gọi là Hệ thống đảm bảo chất lượng (Quqlity Assurance) Bổ sung và ban hành lần 2 năm 1994. Ban hành lần 3 thỏng 12 năm 2000 gọi là ISO 9001: 2000 với tiờu đề chớnh thức là Hệ thống quản lý chất lượng - Cỏc yờu cầu (Quality management systems - Requirements ).TRIẾT Lí CƠ BẢN CỦA ISO 9000- Hiệu quả chất lượng. - Phải làm đỳng, làm tốt ngay từ ban đầu.- Nờu cao vai trũ phũng ngừa là chớnh. - Thoả món tối đa nhu cầu của người tiờu dựng và XH. - Đề cao vai trũ của dịch vụ theo nghĩa rộng. - Phõn định rừ trỏch nhiệm của từng người.- Quan tõm đến chi phớ (giỏ thành). - Nổi bật xuyờn suốt là vấn đề liờn quan đến con người. Phương phỏp tiếp cậnCoi mọi hoạt động tiếp nhận đầu vào và chuyển hoỏ chỳng thành cỏc đầu ra là một quỏ trỡnh. Một tổ chức thường phải quản lý nhiều quỏ trỡnh cú liờn hệ mật thiết với nhau và đầu ra của quỏ trỡnh này sẽ trở thành đầu vào của quỏ trỡnh tiếp theo. Phương phỏp tiếp cận quỏ trỡnh là việc xỏc định và quản lý một cỏch cú hệ thống cỏc quỏ trỡnh được thực hiện trong 1 tổ chức và sự tương tỏc giữa chỳng với nhau.Nội dung - Cỏc yờu cầu Cỏc yờu cầu của HTQLCL được sắp xếp trong 4 mục lớn:mục 5 : Trỏch nhiệm của quản lý/ lónh đạo.mục 6 : Quản lý nguồn lực.mục 7 : Thực hiện sản phẩm.mục 8 : Đo lường, phõn tớch và cải tiến.VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO TẠI CƠ QUAN SỞVỡ sao phải ỏp dụng HTQLCLtheo tiờu chuẩn ISO- Đề ỏn ỏp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của cỏc cơ quan HCNN giai đoạn 2006 – 2010 của UBND tỉnh. - Quyết định số 3223 ngày 11/9/2007 của UBND tỉnhChỉ định đơn vị tư vấn cho Sở GD&ĐT là Trung tõm năng suất Việt Nam. 2. Những việc đó làmBước 1:Phõn tớch tỡnh hỡnh, hoạch định phương ỏnLónh đạo xỏc định rừ vai trũ của chất lượng, cam kết xõy dựng và thực hiện Hệ thống.Thành lập Ban chỉ đạo.Phổ biến, nõng cao nhận thức về ISO 9000 cho CBCNVC toàn cơ quan và cỏc thành viờn BCĐ.Quyết định phạm vi ỏp dụng Hệ thống.Khảo sỏt Hệ thống, thu thập cỏc chủ trương, chớnh sỏch hiện cú về chất lượng và cỏc thủ tục hiện hành.Lập kế hoạch xõy dựng, phõn cụng trỏch nhiệm thực hiện.Bước 2: Xõy dựng Hệ thống QLCLĐào tạo cỏch xõy dựng cỏc văn bản.Viết chớnh sỏch, mục tiờu chất lượng, sổ tay chất lượng.Hoàn thiện cỏc quy trỡnh.Cụng bố chớnh sỏch, mục tiờu chất lượng và quyết định ỏp dụng theo quyết định.Bước 3: Hoàn chỉnhTổ chức đỏnh giỏ nội bộ để khẳng định sự phự hợp và hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.Đề xuất và thực hiện cỏc biện phỏp khắc phục sai sút.Mời một tổ chức bờn ngoài đến đỏnh giỏ sơ bộ.Đề xuất và thực hiện cỏc biện phỏp khắc phục sai sút để hoàn chỉnh Hệ thống chất lượng.Bước 4: Xin chứng nhậnHoàn chỉnh cỏc hồ sơ và xin chứng nhận của 1 tổ chức chứng nhận ISO 9000.Hệ thống quy trỡnh đó xõy dựng, ban hành tại Sở	1. Chớnh sỏch, mục tiờu chất lượng chung của Sở và từng phũng ban;	2. Sổ tay chất lượng;	3. Cỏc quy trỡnh chung: 	Kiểm soỏt tài liệu; 	Kiểm soỏt hồ sơ chất lượng; 	Kiểm soỏt cụng việc; và 	Duy trỡ, cải tiến HTQLCL.Cỏc quy trỡnh riờng của từng phũngMầm non: 1 (QT.MN.01)Tiểu học: 1 (QT.TH. 01)GDTrH: 2 (QT.TrH. 01, QT.TrH. 02 )GDCN & GDTX: 2 (QT.CT.01, QT.CT.02)Thanh tra Sở: 2 (QT.TT.01, QT.TT.02)TCCB: 6 (QT.TC01-06)KHTC: 2 (QT.KH.01 -02)KT&KĐCLGD: 2 (QT.KT.01 - 02)Văn phũng: 5 (QT.VP.01 - 05)Phạm vi chứng nhậnTheo thụng bỏo của cơ quan đỏnh giỏ (2-11-2009):Theo dừi, hướng dẫn bổ nhiệm, đỏnh giỏ viờn chức, ra quyết định cử viờn chức đi đào tạo bồi dưỡng.Lập kế hoạch, theo dừi hoạt động của cấp Mầm non, Tiểu học, THCS, THPT, GDTX.Theo dừi hoạt động của GDCN.Lập và theo dừi kế hoạch phỏt triển ngành GD&ĐT.Thanh traGiải quyết khiếu nại, tố cỏo. Kết quả đỏnh giỏ giai đoạn 1 và tồn tại cần khắc phụcXõy dựng xong cỏc quy trỡnh, Nhỡn chung cỏc phũng ban chưa chỳ trọng thực hiện đỳng quy trỡnh. (vẫn thực hiện cụng việc theo cỏch truyền thống vẫn làm).Chưa cú danh mục tài liệu, hồ sơ, sổ theo dừi cụng việc khụng phự hợp.Chưa cú hành động khắc phục phũng ngừa.Bổ sung theo hệ thống QLCL theo TC VN 9001: 2008.Một số vấn đề cần làm sau đỏnh giỏ GĐ 1Kiến nghị chung: 61. Chưa phõn biệt khỏi niệm tài liệu, hồ sơ trong hệ thống.Chưa lập danh mục tài liệu và hồ sơ chi tiết theo quy định tại cỏc quy trỡnh liờn quan.Chưa cú sổ theo dừi cụng việc (kiểm soỏt cụng việc khụng phự hợp).2. Chưa cú bằng chứng về việc phổ biến cho cỏn bộ viờn chức về: CSCL, MTCL,...Phõn biệt khỏi niệmTài liệu: Là thụng tin và phương tiện hỗ trợ, hướng dẫn cỏch thức thực hiện cụng việc.Tài liệu bờn ngoài: Văn bản cú nguồn gốc từ bờn ngoài, do Nhà nước, Bộ, ban ngành, UBND tỉnh và cỏc cơ quan khỏc ban hành được ỏp dụng tại Sở (Luật, Thụng tư, Chỉ thị, Quyết định,...)Tài liệu nội bộ: Là cỏc văn bản do Sở GD&ĐT ban hành, ỏp dụng.Yờu cầu lưu tài liệu: Bản cứng (giấy), bản mềm (trờn mỏy).Nờn lưu riờng: TL bờn ngoài và TL nội bộCú thể theo trỡnh tự thời gian ban hành, Chủ đề,...Phải cú Danh mục tài liệu (cú mẫu kốm theo)Tra cứu dựng chung Hồ sơLà một dạng đặc biệt của tài liệu cung cấp bằng chứng về cụng việc đó được thực hiện.VD: Hồ sơ thi HSG lớp 12.Hồ sơ hội giảng GVG THCS, BT THPT,...Yờu cầu lưu hồ sơ: Bản cứng (giấy), bản mềm (trờn mỏy).Phải cú Danh mục hồ sơ (cú mẫu kốm theo)Tra cứu dựng chung Sổ theo dừi cụng việc khụng phự hợp(cú mẫu kốm theo)Duy trỡ cải tiến hệ thốngSau mỗi cụng việc, sơ kết, tổng kết rỳt kinh nghiệm, cú những đề xuất, kiến nghị để cải tiến bổ sung.Đối với Ban ISO: Phối hợp với Tư vấn bổ sung tài liệu theo yờu cầu của HT 9001: 2008.Đối với từng phũng ban:Tiếp tục phổ biến, nõng cao nhận thức, yờu cầu của Hệ thống cho toàn thể cỏn bộ, chuyờn viờn, cụng chức, viờn chức của phũng.Kiện toàn hệ thống tài liệu, hồ sơ theo quy trỡnh do phũng xõy dựng, đó được Lónh đạo Sở phờ duyệt.Thực hiện quy trỡnh QL gắn với yờu cầu tại Sổ tay chất lượng, Quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu, Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ, Quy trỡnh kiểm soỏt cụng việc và Duy trỡ, cải tiến hệ thống (đó được phờ duyệt).Rà soỏt phạm vi chứng nhận và thực hiện cỏc kiến nghị cụ thể của đoàn chuyờn gia đỏnh giỏ.Xin trân trọng cảm ơn!