Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường Mầm non

ản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và quản lý, sử dụng con dấu”. Trong “Lý luận về thực tiễn công tác văn thư” của Giáo sư Nguyễn Văn Hàm - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng đã nhấn mạnh: Công tác văn thư là một trong những hoạt động có ý nghĩa vô cùng quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan, đơn vị trong lĩnh vực quản lý hành chính. Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý thông tin thông qua các văn bản - tài liệu.
Trên thực tế, công tác văn thư góp một phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những thông tin, tài liệu tin cậy phục vụ các mục đích hoạt động trong và ngoài cơ quan, đơn vị. Giúp cho các cán bộ, nhân viên nâng cao việc tiếp nhận và năng suất công việc. Bên cạnh đó, làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo góp phần giữ gìn bí mật những thông tin quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính Nhà nước cũng có nhiều đổi mới để phù hợp, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bão nói chung và ngành Giáo dục - Đào tạo nói riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị, Thông báo,) của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin) quá trình hoạt động của đơn vị.
Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục và đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thịlà rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính, đơn vị cần phải có nhận thức đúng đắn và sự quan tâm cần thiết nhất định đến vài trò của công tác văn thư để có thể đưa ra các biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị mình.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học nói chung và trường mầm non nói riêng, đặc biệt sự quan tâm chỉ đạo mạnh mẽ của Nhà nước đối với thế hệ mầm non ngày nay kéo theo nhu cầu cần phải nắm bắt kịp thời của lãnh đạo đơn vị đối với thông tin của các cấp ban ngành ban hành chỉ đạo xuống. Hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó, công tác văn thư cần được coi trọng.
Trong công tác quản lý của nhà trường, công tác văn thư hành chính là điều kiện cần thiết nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường đúng theo quan điểm của đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước và nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra.
 	Bên cạnh đó, công tác văn thư là công tác gắn liền với công tác văn phòng. Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường. Các vấn đề thông tin được nhân viên văn thư thu thập, sàng lọc, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được người nhân viên truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân...
Bản thân tôi là một nhân viên của trường Mầm non Hoa Sứ, được phân công làm nhiệm vụ văn thư trong nhà trường. Mặc dù làm việc tại nhà trường chưa lâu nhưng bản thân ý thức được vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư, qua đó mạnh dạn đưa ra trình bày sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường mầm non” với mong muốn đi sâu tìm hiểu vào tính chất công việc mình đang hoạt động và góp một phần nhỏ nào đó nhằm đưa công tác văn thư nhà trường đi vào nề nếp, ổn định.
2. Cơ sơ lý luận
	Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc của công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, khoa học và bí mật.
	Đối với người làm công tác văn thư nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, đặc biệt là nghiệp vụ soạn thảo văn bản.
	3. Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn
3.1. Đặc điểm tình hình chung 
Những năm trước đây nhiều trường mầm non nói chung, trường Mầm non Hoa Sứ nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên hầu hết các trường đều ít hoặc chưa có bố trí cán bộ làm công tác này. Nhìn chung trong lưu trữ hồ sơ của nhà trường còn chưa hợp lý và khoa học nên gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu khi cần thiết.
Từ năm 2000 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương trình Phổ cập giáo dục Mầm non và giáo dục phổ cập đúng độ tuổi, chương trình đổi mới phương pháp dạy và học của ngành Giáo Dục và Đào tạo Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo như Hướng dẫn, văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, nhu cầu chỉ đạo chung của ngành giáo dục cũng như đối với nhà trường là cần một người làm công tác văn thư để quản lý và bảo quản, lưu trữ các loại văn bản phát sinh trong hoạt động của đơn vị.
Trước đây và hiện tại ở một số trường học khác, nhìn chung cán bộ làm công tác này chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, làm việc không có khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Trường Mầm non Hoa Sứ cũng không nằm ngoài đặc điểm đó. 
3.2. Thuận lợi
Được sự quan tâm sâu sát của Đảng, Nhà nước và sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Phòng Giáo Dục & Đào Tạo Thành phố Hải Dương.
Có sự phối kết hợp chặt chẽ các ban ngành đoàn thể, hội cha mẹ học sinh, góp phần vào xã hội hoá giáo dục và sự đoàn kết của tập thể cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường. Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình, đội ngũ giáo viên trẻ, khoẻ, chuẩn về kiến thức, kỹ năng sư phạm có kinh nghiệm về công tác giảng dạy lâu năm trong nghề.
Trường Mầm non Hoa Sứ được công nhận là trường mầm non Hạng I có quy mô lớn, cơ sở vật chất đảm bảo đầy đủ cho công tác dạy và học.
3.3. Khó khăn
	Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ sách công tác văn phòng gặp không ít khó khăn:
	Cán bộ làm công tác văn thư trước kia phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên không có nhiều thời gian để đầu tư cho công việc, việc bảo quản hồ sơ sổ sách chưa được quan tâm đúng mức.
	Tình trạng văn bản sai thể thức, sai quy cách vẫn còn. Nội dung văn bản không rõ ràng.
	Tình trạng cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa thường xuyên lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu mất mát và tồn đọng, tích đống, gây tốn kém, lãng phí về công tác thu thập, bảo quản tài liệu sau này.
	 Việc sắp xế, lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu bằng thủ công. Một số văn bản, tài liệu hình thành rời lẻ do chưa được lưu giữ khoa học trong quá trình hình thành nên gây khó khăn cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất Nguyên nhân dẫn đến điều này là do nhận thức ở một số giáo viên, nhân viên, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ cần được sử dụng cho sau này nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu đó, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ, các nhóm chuyên môn; hoặc không lưu giữ đầy đủ. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
	Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu, chưa có phòng lưu trữ hồ sơ, gây khó khăn cho việc bảo mật của tài liệu.
	Chưa có kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ. Điều này gây khó khăn cho việc triển khai, thực hiện nội dung công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
	Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng chúng ta có thể dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư ở các trường học đã dần đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý, giảng dạy và các hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵ có và ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công việc.
3.4. Khái quát nội dung của công tác văn thư
* Nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư là rất đa dạng, tuy nhiên bản thân tôi nêu một số công tác quan trọng nhất trong hoạt động của mình, bao gồm những công việc chủ yếu sau:
- Quản lý văn bản đi
- Quản lý văn bản đến
- Đánh máy, soạn thảo văn bản
- Quản lý hồ sơ của CBGV, học sinh và các hồ sơ chuyên môn trong nhà trường.
- Quản lý con dấu
* Các văn bản thường gặp trong nhà trường:
+ Quyết định: Là loại văn bản quản lý quy định về các vấn đề quan trọng về tổ chức bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách và các công việc quan trọng khác theo thẩm quyền. VD: Quyết định thành lập Hội đồng nhà trường, Quyết định thành lập Hội đồng kỷ luật nhà trường, Quyết định nâng thâm niên cho giáo viên
+ Báo cáo: Là hình thức văn bản phản ánh tình hình, đánh giá, rút kinh nghiệm thực hiện công tác và có đề xuất, bổ sung như kiến nghị, phương hướng, biện pháp trong thực hiện công tác những năm tiếp theo. VD: Báo cáo tổng kết năm học, Báo cáo tình hình đội ngũ cán bộ, giáo viên.
+ Công văn: Là hình thức văn bản trao đổi công tác, có nhiều loại công văn, nhưng tiếp xúc chủ yếu nhất là công văn hướng dẫn, nhắc nhở hoạt động từ cấp trên gửi xuống. VD: Công văn hướng dẫn viết SKKN năm học 2013-2014 của Phòng GD&ĐT, công văn hướng dẫn đảm bảo an toàn VSTP trong trường MN
+ Kế hoạch: Là hình thức văn bản trình bày những hoạt động thực hiện trong tương lai liên quan đến một lĩnh vực hoạt động nào đó. VD: Kế hoạch thi đua- khen thưởng năm học, Kế hoạch tuần, tháng
+ Thông báo: Là hình thức văn bản dùng để công bố công việc cần thực hiện trong thời gian ngắn. VD: Thông báo về việc mở lớp năng khiếu trong năm học, Thông báo của PGD&ĐT về việc mở lớp tạo hình cho GV tham gia
+ Tờ trình: Là hình thức văn bản đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên về một vấn đề, một phương án hoạt động. VD: Tờ trình về việc mở thêm phòng học, Tờ trình xin hỗ trợ kinh phí
+ Biên bản: Là hình thức văn bản phản ánh lại tiến trình một sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra được người trực tiếp tham gia ghi lại. VD: Biên bản họp Hội Ban Đại diện hội cha mẹ học sinh học kỳ I, Biên bản kiểm tra thực trạng CSVC
+ Ngoài ra, trong nhà trường còn một số giấy tờ khác như Giấy đi đường, Giấy mời, Giấy xác nhận
4. Một số biện pháp thực hiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học
	Để thực hiện nghiêm túc có hiệu quả công tác văn thư, bản thân tôi đã và đang thực hiện các biện pháp sau:
4.1. Biện pháp chung
Với những thực tế những khó khăn vừa nêu trên và qua thời gian làm công tác văn thư tôi nhận thấy, để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. 
Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng, biện pháp chính là ở nhân tố con người, đòi hỏi người làm công tác này phải nắm vững kỹ năng trong toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật.
	Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan nhà trường được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối Đảng, chính sách pháp luật nhà nước, đúng chế độ.
Đồng thời giúp Lãnh đạo trong việc truyền tải các thông tin quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong nhà trường được kịp thời. Đảm bảo hoạt động trong nhà trường được thông suốt.
Bên cạnh đó, người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nên thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần. Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.
4.2. Biện pháp cụ thể
 Có thể thấy, trong một năm học nhà trường nhận được công văn từ các cấp lãnh đạo như đã trình bày ở trên, các công văn đó chủ yếu là từ Sở Giáo dục & Đào tạo, Phòng Giáo dục & Đào tạo, UBND tỉnh, UBND Thành phốdo đó các văn bản cần được phải sắp xếp, phân loại một cách hợp lý để công việc tra cứu được tiến hành dễ dàng.
 Trên thực tế, các văn bản đi, đến của nhà trương được sắp xếp, lưu trữ theo những cách sau:
- Lưu trữ theo tên loại (các văn bản có cùng tên như Quyết định, Thông báo, Tờ trình).
- Lưu trữ theo vấn đề (các văn bản có liên quan đến cùng một vấn đề, một vụ việc).
- Lưu trữ theo thời gian (các văn bản chuyển đến trước ở dưới, chuyển đến sau để trên).
- Lưu trữ theo tác giả (các văn bản cùng một tác giả (nơi gửi) được lưu giữ trong một hồ sơ ví dụ như các văn bản của Đảng bộ được lưu trong một hồ sơ có ghi là Công văn Đảng năm).
Tùy vào nội dung yêu cầu của văn bản mà lựa chọn phương án lập hồ sơ riêng.
4.2.1. Biện pháp quản lý văn bản đi
	Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
 Công văn trường gửi đi chủ yếu là Báo cáo, thông báo, tờ trình, đề nghịđáp ứng cho công việc trả lời, giải trình các công văn chỉ đạo của các cấp lãnh đạo.
 Các công văn gửi cho các cơ quan trong và ngoài nhà trường do các bộ phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được Hiệu trưởng phê duyệt cho ban hành, tôi nhận trách nhiệm đánh máy, nhân bản và trình Hiệu trưởng ký ban hành. Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của nhà trường.
	Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được văn thư kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.
	Sau khi văn bản chính thức ký ban hành, sẽ được đăng ký vào sổ công văn đi – đến, ghi số và kẹp vào hồ sơ công văn đi theo đúng loại. Theo nguyên tắc, văn bản chuyển đi phải cho vào bì, dán kín và ghi rõ địa chỉ nơi nhận và chuyển đi trong ngày ban hành văn bản. Hầu hết các văn bản gửi cho cơ quan Phòng Giáo dục & Đào tạo và các cơ quan liên quan, được trực tiếp đi gửi để đảm bảo công văn không bị thất lạc và đến nơi được nhanh chóng. Các văn bản gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ trường, cũng sẽ được gửi trưc tiếp và ghi vào sổ ký nhận theo dõi thực hiện.
Mẫu sổ công văn đi:
Stt
Số, ký hiệu văn bản
Ngày, tháng gửi văn bản
Trích yếu nội dung văn bản
Nơi nhận
Ghi chú
1
2
Văn bản gửi đi luôn có một bản để lưu vào hồ sơ. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, sẽ được đảm bảo giữ bí mật theo đúng quy định.
Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn đảm bảo được ghi chép lại đầy đủ vào sổ lưu trữ công văn.
4.2.2. Biện pháp quản lý văn bản đến
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng, giúp cho Ban lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.
Quá trình quản lý công văn đến được thực hiện như sau:
Tiếp nhận công văn đến: Công văn đến tại nhà trường chủ yếu qua đường thư điện tử (Mail) và một số trường hợp qua đường trực tiếp (thư tay).
Phân loại, vào sổ công văn đến đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). 
Trình văn bản cho Hiệu trưởng xử lý.
Sau khi văn bản được xử lý, sẽ có một bản lưu sắp xếp theo từng loại và theo thời gian để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Mẫu sổ công văn đến:
Stt
Số, ký hiệu VB đến
Ngày, tháng nhận VB
Trích yếu nội dung VB
Nơi gửi
Người nhận
Ghi chú
1
..
2
4.2.3. Biện pháp soạn thảo văn bản
	Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu lưu giữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác, kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Một số biện pháp để thực hiện khi tiến hành soạn thảo văn bản đó là:
1. Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với CBGV và các cơ quan, đơn vị liên quan khác.
Văn bản trình bày phải đúng thể thức, rõ ràng, khoa học.
3. Văn bản sau khi đánh máy nên kiểm tra lại sau đó trình cho lãnh đạo duyệt và ký.
4.2.4. Một số biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên, học sinh và hồ sơ chuyên môn của nhà trường
Hồ sơ của mỗi cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà trường được lưu giữ trong một bìa giấy, trong đó có các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, Phiếu đánh giá cán bộ công chức – viên chức, hồ sơ lý lịch bản thân, hợp đồng làm việc, các chứng nhận khen thưởng, thi đuaMỗi bì hồ sơ sẽ được lưu giữ cẩn thận an toàn trong tủ riêng. Khi có sự thay đổi về chuyên môn sẽ lập tức bổ sung vào hồ sơ của người đó.
      Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ, hiện nay tôi đang đưa vào sử dụng phần mềm dữ liệu PMIS trên máy vi tính, dựa vào chương trình này, tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc.
Hồ sơ của học sinh được bảo quản trong một túi bìa riêng được phân loại theo độ tuổi (năm sinh) của học sinh. Mỗi hồ sơ của học sinh sẽ bao gồm một Giấy khai sinh bản sao qua công chứng và một đơn xin nhập học. Các học sinh thuộc trường hợp đặc biệt sẽ có thêm một số loại giấy tờ bắt buộc khác để bổ sung vào hồ sơ. 
Hồ sơ chuyên môn (hồ sơ trường) là loại hồ sơ đặc thù và quan trọng được hình thành thường xuyên trong hoạt động của nhà trường. Các văn bản, giấy tờ được hình thành trong cùng một lĩnh vực, một vấn đề sẽ được tập hợp thành một hồ sơ và lưu giữ riêng theo từng năm. Ví dụ: Hồ sơ thi đua đầu năm học 2013– 2014, Hồ sơ quản lý công tác bán trú năm 2012 – 2013, Hồ sơ Xã hội hóa giáo dục năm học 2012 – 2013 
Ngoài ra một hồ sơ được hình thành khi một lĩnh vực chuyên môn hay vấn đề nào đó đang hoạt động hoặc đã kết thúc, các loại văn bản, giấy tờ này sẽ được lưu giữ trong một bìa ninong có ghi rõ nội dung vấn đề mà văn bản, giấy tờ đó phản ánh. Ví dụ như: Tập Biên bản kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ giáo viên học kỳ I năm học 2013 – 2014, tập kết quả khảo sát trẻ học kỳ I
 Hồ sơ chuyên môn được lưu giữ ngăn nắp và cẩn thận trong tủ đựng hồ sơ của văn phòng.
Nhìn chung, các văn bản sau khi được hình thành và xử lý, tức là trong giai đoạn văn thư luôn được đưa vào lưu trữ bao gồm cả văn bản đi, văn bản đến và văn bản hình thành trong nội bộ trường học. Các văn bản đó chủy yếu được lưu trữ theo năm học, theo từng hồ sơ cụ thể. Sau cuối mỗi năm học, các tập văn