Bài giảng Môn Tin học lớp 12 - Bài 4: Cấu trúc của bảng

Em hãy trình bày chức năng các đối tượng chính của Access đã học? Khi làm việc với các đối tượng của Access có mấy chế độ? Kể tên và công dụng của các chế độ đó? Table (bảng) dùng để làm gì? Dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Bảng danh sách học sinh Nhiều hàng, nhiều cột 1. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH 1. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH Trường (Field) là gì? Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lí - Trường (Field) Trường ‘NGAYSINH’ Trường ‘HODEM’ Hãy nêu một số trường có trong bảng sau? Bản ghi (Record) là gì? Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí. - Bản Ghi (Record) Bản ghi thứ 14 có bộ dữ liệu là: 14, Trần Khánh, Nam, 30/4/1991,chưa đoàn viên, Xuân Bắc,2,… Bản ghi thứ 2 có bộ dữ liệu là: 2, Nguyễn Thị Hồng, Anh, Nữ, 23/08/1991, là đoàn viên, Xuân Tâm,1,… Em có nhận xét gì về dữ liệu của bảng nằm trên cùng một cột? Trong một cột có chung một kiểu dữ liệu - Kiểu dữ liệu(Data Type): là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu Em hãy nêu một số kiểu dữ liệu đã biết ở tin học 11? Kiểu số nguyên Kiểu số thực Kiểu kí tự Kiểu logic Kiểu xâu … Vậy trong Access có những kiểu dữ liệu gì? Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong access Auto Number hoặc Number Text yes/no Theo em với các trường dữ liệu như bảng sau thì phải chọn những kiểu dữ liệu như thế nào cho phù hợp ? Date/time Number 2. TẠO VÀ SỬA CẤU TRÚC BẢNG a. Tạo cấu trúc bảng Ví dụ 1: Hãy thiết kế bảng(table) HOCSINH gồm các trường sau: MASO, HODEM, TEN, GIOITINH, NGAYSINH, DIACHI, TO. Trong đó: MASO: 	 AutoNumber HODEM: 	Text TEN: 	TexT GIOITINH: 	 Yes/No NGAYSINH: Date/Time DIACHI: 	Text TO:	 Number Để tạo bảng trên ở chế độ thiết kế ta thực hiện các bước như thế nào? Lưu ý:Khởi động access ->Tạo CSDL mới (bài 3) Trong cửa sổ CSDL : - Cách 1: Nháy đúp Create Table In Design View Cách 1- Nháy đúp vào đây để thiết kế Table Bước 1- Chọn Tables Bước 1: Nháy chọn loại đối tượng Tables, rồi thực hiện - Cách 2: thực hiện như sau: Bước 1.1. Nháy vào nút lệnh New Bước 1.2. Nháy đúp vào Design View Sau khi thực hiện 1 trong 2 cách trên, trên cửa sổ làm việc của Access sẽ xuất hiện cửa sổ cấu trúc bảng và thanh công cụ thiết kế bảng Table Design như sau: Thanh công cụ thiết kế bảng Cửa sổ cấu trúc bảng Định nghĩa trường Các tính chất của trường Cửa sổ cấu trúc bảng * Để Tạo một trường Bước 2.1.1: Gõ tên trường vào cột Field Name Bước 2.1.2: Click vào mũi tên trong cột Data Type để chọn một kiểu dữ liệu trong danh sách mở ra. Bước 2.1.3: Mô tả nội dung trường trong cột Description. Bước 2.1.4: Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties. Bước 2: Tạo các trường của bảng  Các tính chất của trường: Được dùng để quy định cách thức dữ liệu được lưu trữ, nhập hoặc hiển thị như thế nào. - Một số tính chất trường thường dùng +Filed Size (kích thước trường):Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trong trường với các kiểu dữ liệu Text, Number, AutoNumber Trường HODEM kiểu Text có kích thước là 20 +Format (định dạng): Quy định cách hiển thị và in dữ liệu. Trường NGAYSINH kiểu Date/Time định dạng Short Date khi hiển thị dd/mm/yyyy Ví dụ +Caption: Trường DIACHI khi hiển thị là ĐỊA CHỈ Ví dụ Thay tên trường bằng phụ đề dễ hiểu cho người dùng khi hiển thị +Default Value: Xác định giá trị tự động đưa vào trường khi tạo bản ghi mới Trường GIOITINH khi hiển thị giá trị mặc định là “Nam” Ví dụ  Thay đổi tính chất một trường Bước 2.2.1: Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường.Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties ở nửa dưới của cửa sổ cấu trúc bảng. Bước 2.2.1: Thực hiện các thay đổi cần thiết. Khi xây dựng mổi bảng trong Access, người dùng cần chỉ ra trường mà giá trị của nó xác định duy nhất mổi hàng của bảng. Trường đó tạo thành khóa chính (Primary Key) của bảng. Bước 3. Chỉ định khóa chính Nêu cách chỉ định khóa chính Bước 3.2: Cách1: nháy chọn nút Bước 3.1: Chọn trường làm khóa chính. Bước 3.2: Cách 2: Chọn Edit  chọn Primary Key *Chú ý: + Khóa chính có thể là một hoặc nhiều trường. + Khi tạo bảng, người dùng luôn được nhắc hãy chỉ định khóa chính. Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tạo trường ID làm khóa chính với kiểu dữ liệu là AutoNumber. + Khi nhập dữ liệu trường khóa chính không được để trống. Bước 4. Lưu cấu trúc bảng Bước 4.1. Chọn File  Save hoặc nháy vào nút lệnh Bước 4.2. Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As Bước 4.3. Nháy vào OK hoặc nhấn phím Enter Lưu cấu trúc bảng thực hiện như thế nào? Câu 1: Trong Access một bản ghi được tạo thành từ dãy các: a. Trường; b. Cơ sở dữ liệu; c. Tệp; d. Bản ghi khác. CỦNG CỐ Hãy chọn kiểu dữ liệu: Text, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, Memo thích hợp cho các giá trị mô tả sau: Chữ hoặc kết hợp chữ và số hoặc các số không yêu cầu tính toán, chẳng hạn số đt Văn bản dài mô tả tóm tắt về sản phẩm Số thứ tự của một danh sách các sản phẩm Số tham gia tính toán như tỉ giá, đơn giá, số lượng Ngày giờ mua/bán hàng, ngày sinh Là hàng mẫu hoặc hàng bán (chỉ nhận một trong hai giá trị) Text Number Memo AutoNumber Date/Time Currency Yes/No Câu 2: Câu 3: Để chỉ định khóa chính cho một bảng, sau khi chọn trường, ta thực hiện: a. Chọn Edit  Primary key; b. Chọn Table  Edit key; c. Chọn View  Primary key; d. Tất cả đều sai. CỦNG CỐ DẶN DÒ 1. Trả lời các câu hỏi 1, 2, 3_ trang 39 _ sách giáo khoa . 2. Xem trước phần còn lại Tạo bảng GIAO_VIEN gồm các thuộc tính sau: MASO (Mã giáo viên) kiểu Text HOTEN (Họ tên giáo viên) kiểu Text GIOITINH (Giới tính) kiểu Yes/No NGAYSINH (Ngày sinh) kiểu Date/Time NOISINH (Nơi sinh) kiểu Text LOPCHUNHIEM (Lớp chủ nhiệm) kiểu Text Thực hiện tháng 09 năm 2008 E_mail: lehuytrung@vnn.vn