Báo cáo Thực tập tại trường Đại học Keio, Nhật Bản

BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KEIO, NHẬT BẢNTừ ngày 18/2/2006 đến 18/3/2006 Công tác xử lý và phục vụ tài liệu Người trình bầy: Đinh Thuý Quỳnh Nội dung chính 1- Giới thiệu về vốn tài liệu của Thư viện trường Keio 2- Quy trình xử lý nghiệp vụ 3- Công tác biên mục tài liệu 4- Mượn trả tài liệu 5- Đánh giá, nhận xét VỐN TÀI LIỆU Trường Đại học Keio có 5 Media Center chính, nằm dưới sự quản lý của Media Center Head Office. - Mita Media Center : 2.338.267 cuốn (print vols) Tài liệu ngoại : 52% Tài liệu trong nước : 48% E-journal : 19.066 titles E-Book : 1.627 titles CSDL : 187 - Hiyoshi Media Center : 717.137 cuốn Tài liệu ngoại : 37% Tài liệu trong nước : 63% E-journal : 18.874 titles E-Book : 1.627 titles CSDL : 98 VỐN TÀI LIỆU Shinanomachi Media Center : 369.140 cuốn Tài liệu ngoại : 61% Tài liệu trong nước : 39% E-journal : 20.848 titles E-Book : 1.637 titles CSDL : 76 Sci-Tech Media Center : 331.728 cuốn Tài liệu ngoại : 59% Tài liệu trong nước : 41% E-journal : 20.033 titles E-Book : 1.627 titles CSDL : 82 VỐN TÀI LIỆU SFC Media Center : 318.074 cuốn 	Tài liệu ngoại : 33% 	Tài liệu trong nước :67% 	E-Journal : 21.030 titles 	E-Book : 1.957 titles 	CSDL : 113 QUI TRÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU 	 Yêu cầu đặt sách 	Các nhà xuất bản hoặc các đại lý 	Bộ phận bổ sung (Head Office) 	Bộ phận biên mục (Head Office) 	Bộ phận kiểm tra chất lượng (Head Office) 	 Các Media Center 	 Dán chỉ số xếp giá 	 Xử lý vật lý và xếp giá CÔNG TÁC BIÊN MỤC 1- Các công cụ hỗ trợ cho công tác biên mục trong thư viện: - Các chuẩn biên mục tài liệu: AACR 2, MARC 21 - LCSH (Library of Congress Subject Heading) - Bảng phân loại : Nippon Decimal Classification (NDC) - Chỉ số cutter: 2 chữ cái đầu họ tác giả (hoặc tên sách) + số thứ tự (của họ tác giả trong danh sách các tác giả có cùng 2 vần đầu của họ) CÔNG TÁC BIÊN MỤC 2- Đặc điểm : - 90% các biểu ghi thư mục cho các sách mới có thể được tìm thấy trên các CSDL của: + Nacsis - cat + RLG (Rearch Library Group) + WorldCAT (OCLC) + Nippan MARC - 10% biểu ghi còn lại sẽ được làm bởi các cán bộ biên mục CÔNG TÁC BIÊN MỤC 3- Quy trình biên mục tài liệu - Nhận sách và các tài liệu khác từ bộ phận bổ sung Tra tìm trên các CSDL: + Nếu trùng : download biểu ghi về, thêm ký hiệu xếp giá + Nếu không có : cán bộ biên mục sẽ tạo ra một biểu ghi thư mục mới, nhập các thông tin về tài liệu và đưa nó vào CSDL CÔNG TÁC BIÊN MỤC Tài liệu được chia về các Media Center. Tại đây, cán bộ thư viện sẽ in nhãn từ CSDL và dán nhãn Ghi ký hiệu xếp giá vào sau trang tên sách Đóng dấu vào sách Dán chỉ từ cho toàn bộ tài liệu và RFID (đối với các tài liệu quý, hiếm) Xếp tài liệu lên giá MƯỢN TRẢ TÀI LIỆU - Sinh viên : được mượn tối đa 15 cuốn/1lần trong vòng 1 tháng. Sinh viên sau đại học: được mượn tối đa 7 cuốn /1lần trong vòng 1 tháng Các khoa: mượn 50 cuốn/1lần trong vòng 3 tháng. Trong các kỳ nghỉ, thời gian mượn có thể kéo dài hơn. MƯỢN TRẢ TÀI LIỆU - Tài liệu đươc sắp xếp trong kho mở: + xếp theo phân loại, theo chỉ số cutter, theo tập. + Tài liệu tiếng nước ngoài và tiếng Nhật xếp xen kẽ nhau (trừ Hiyoshi Media Center) - Bạn đọc mượn trả tài liệu thông qua hệ thống máy mượn trả tự động hoặc qua thủ thư MƯỢN TRẢ TÀI LIỆU - 1 số loại tài liệu không được mượn về: các ấn phẩm định kỳ, các loại báo, microforms, các file dữ liệu đọc máy, các sách tham khảo và các tài liệu nghe nhìn. - Các giáo sư có thể đề nghị thư viện để riêng các sách tham khảo cho chương trình giảng dạy của mình (Reserved Book) MƯỢN LIÊN THƯ VIỆN (ILL) Là một hoạt động quan trọng trong thư viện nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc Thư viện Keio có 3 hình thức mượn liên thư viện: + Trong hệ thống trường Đại học Keio + Với trường Đại học Wasada + Các trường đại học trong và ngoài nước khác MƯỢN LIÊN THƯ VIỆN (ILL) Đối với các trường trong nước Nhật, tài liệu được gửi dưới dạng các bản copy, các tài liệu gốc hoặc các file. PDF Đối với các trường ở nước ngoài, tài liệu được gửi qua e-mail Việc mược trả liên thư viện đươc thông qua hệ thống NACSIS ILL MƯỢN LIÊN THƯ VIỆN (ILL) Quy trình mượn liên thư viện: Bạn đọc sẽ phải điền vào một mẫu yêu cầu được mượn hoặc photo tài liệu liên thư viện Cán bộ thư viện sẽ tìm tài liệu trên: OPAC, EJ, WINE, NACSIS, NDL, CINII. Gửi yêu cầu mượn tới thư viện đang lưu giữ tài liệu đó MƯỢN LIÊN THƯ VIỆN (ILL) Tài liệu được chuyển đến thư viện Cán bộ thư viện thông báo cho bạn đọc đến mượn tài liệu Làm các thủ tục mượn NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Đa số thư viện ở Nhật Bản đều sử dụng khung phân loại NDC Công tác biên mục chủ yếu mang tính chất copy-cataloging. Tài liệu được biên mục tập trung tại Head Office Có sự linh hoạt trong sắp xếp tài liệu Tạo điều kiện tốt nhất để bạn đọc có thể tìm được tài liệu mình cần ĐỀ XUẤT Nhanh chóng tiến hành mua phần mềm quản lý thư viện Ưu tiên bổ sung tạp chí và các loại tài liệu điện tử về lĩnh vực khoa học kỹ thuật Tiến hành tự động hoá các khâu mượn trả tài liệu Nghiên cứu và tổ chức bộ phận mượn liên thư viện Về nghiệp vụ: nên có cán bộ chuyên trách biên mục từng loại hình tài liệu Xin chân thành cảm ơn.